Glossaire de l’archivage et du records management

Conditions qui déterminent qui peut consulter, modifier ou communiquer un document, et à quel moment. Elles protègent les informations confidentielles tout en garantissant que les personnes autorisées retrouvent rapidement ce dont elles ont besoin.

Normes de référence : ISO 15489-1

Voir aussi : Communicabilité, Traçabilité

Ensemble des opérations qui permettent de conserver des documents de façon organisée, sécurisée et retrouvable, pendant toute la durée où ils ont une valeur administrative, juridique ou historique.

Voir aussi : Archives, Records management, Cycle de vie des documents (théorie des trois âges)

Conservation de documents numériques dans un environnement maîtrisé qui garantit leur intégrité, leur lisibilité et leur traçabilité dans le temps. À ne pas confondre avec une simple sauvegarde ou un partage de fichiers.

Normes de référence : ISO 14641 · NF Z42-013 · ISO 14721 (OAIS)

Voir aussi : SAE (système d’archivage électronique), Valeur probante, Pérennisation (préservation numérique)

Organisation qui gère en même temps des documents papier et numériques, avec un plan de classement et des règles de conservation communs. C’est la situation de la plupart des organisations en transition numérique.

Voir aussi : Plan de classement, Dématérialisation

Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support, produits ou reçus par une personne ou un organisme dans l’exercice de son activité. Le mot désigne aussi le service et le lieu qui les conservent.

Voir aussi : Document d’activité (record), Archives courantes, Archives intermédiaires, Archives définitives (historiques)

Documents d’usage quotidien, conservés dans les bureaux pour le traitement des affaires en cours. Premier âge du cycle de vie.

Voir aussi : Cycle de vie des documents (théorie des trois âges), Archives intermédiaires

Documents qui, une fois leur utilité administrative terminée, sont conservés sans limitation de durée pour leur valeur de preuve, d’information ou de mémoire. Troisième âge du cycle de vie.

Voir aussi : Cycle de vie des documents (théorie des trois âges), Sort final

Documents qui ne servent plus au quotidien mais doivent encore être conservés pour des raisons administratives ou juridiques. Ils sont généralement transférés dans un local d’archives ou chez un prestataire. Deuxième âge du cycle de vie.

Voir aussi : Cycle de vie des documents (théorie des trois âges), Préarchivage, Externalisation des archives

Professionnel chargé de collecter, classer, décrire, conserver et rendre accessibles les archives d’une organisation, et de conseiller les services sur la gestion de leurs documents.

Diagnostic de la façon dont une organisation produit, classe, conserve et élimine ses documents : volumes, risques, conformité, coûts. Il aboutit à des recommandations et à un plan d’action.

Normes de référence : ISO 30301

Voir aussi : Politique d’archivage

Qualité d’un document dont on peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être, qu’il a été créé ou envoyé par la personne indiquée, au moment indiqué.

Normes de référence : ISO 15489-1

Voir aussi : Intégrité, Fiabilité, Exploitabilité

Contenant de conditionnement, idéalement en carton neutre (sans acide), aux dimensions standardisées, qui protège les dossiers de la poussière, de la lumière et des manipulations.

Normes de référence : ISO 16245

Voir aussi : Conditionnement, Mètre linéaire (ml)

Liste détaillée des documents dont la destruction est proposée, validée par les responsables habilités avant toute élimination. Conservé durablement, il prouve que la destruction a été régulière.

Voir aussi : Élimination, Destruction sécurisée

Document qui accompagne le transfert de dossiers d’un service vers les archives : il décrit chaque boîte, les dates extrêmes et le délai de conservation. Il sert ensuite d’instrument de recherche.

Voir aussi : Versement, Instrument de recherche

Référentiel qui fixe, pour chaque type de document, sa durée de conservation et son sort final (conservation, tri ou destruction). C’est l’outil central d’une bonne gestion documentaire.

Normes de référence : ISO 15489-2

Voir aussi : Délai de conservation (DUA), Sort final

Intégration d’un document dans le système de gestion documentaire, accompagnée de ses métadonnées, pour qu’il soit identifié, classé et conservé selon les règles prévues.

Normes de référence : ISO 15489-1

Voir aussi : Métadonnées, GED (gestion électronique des documents)

Opération qui range les documents et dossiers dans un ordre logique, selon le plan de classement, pour qu’ils puissent être retrouvés facilement.

Voir aussi : Plan de classement, Cote

Espace de stockage électronique sécurisé qui conserve des documents sans possibilité de modification, avec traçabilité de chaque accès. Souvent utilisé pour les bulletins de paie ou les contrats.

Normes de référence : NF Z42-020

Voir aussi : SAE (système d’archivage électronique), Intégrité

Possibilité de communiquer un document à une personne qui le demande, selon sa nature, son ancienneté et la réglementation (secret des affaires, données personnelles, secret médical…).

Voir aussi : Accès (règles d’accès), Données personnelles

Mise en boîtes, chemises et pochettes adaptées pour protéger physiquement les documents. Un bon conditionnement évite les pliures, l’acidité et les dégâts en cas de sinistre.

Normes de référence : ISO 16245

Voir aussi : Boîte d’archives, Conservation préventive

Ensemble des mesures qui ralentissent la dégradation des documents : température et humidité stables, lumière réduite, propreté, lutte contre les insectes et les moisissures, manipulations soigneuses.

Normes de référence : ISO 11799

Voir aussi : Local d’archives (magasin), Hygrométrie (humidité relative), Plan de prévention et d’urgence

Vérification systématique des images produites : lisibilité, complétude, orientation, résolution, correspondance avec l’original et exactitude de l’indexation.

Normes de référence : ISO/TR 13028

Voir aussi : Numérisation, Résolution (dpi / ppp)

Changement de format d’un document (par exemple d’un fichier bureautique vers le PDF/A) en préservant son contenu et son apparence, pour garantir qu’il restera lisible.

Normes de référence : ISO 13008

Voir aussi : Migration, PDF/A

Identifiant unique attribué à une boîte, un dossier ou un document, qui indique où il se trouve et permet de le retrouver sans erreur.

Normes de référence : ISAD(G)

Voir aussi : Classement, Instrument de recherche

Principe selon lequel un document passe par trois étapes : courant (usage quotidien), intermédiaire (conservation pour preuve) et définitif (conservation historique) ou élimination.

Voir aussi : Archives courantes, Archives intermédiaires, Archives définitives (historiques)

Durée pendant laquelle un document doit être conservé, fixée par la loi ou par les besoins de l’organisation (durée d’utilité administrative). Par exemple, l’Acte uniforme OHADA relatif au droit comptable impose de conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant dix ans.

Voir aussi : Calendrier de conservation (tableau de gestion), Sort final

Remplacement des documents et circuits papier par des documents et processus numériques, soit en numérisant l’existant, soit en produisant directement des documents électroniques.

Voir aussi : Numérisation, GED (gestion électronique des documents), Workflow (circuit de validation)

Destruction physique ou numérique des documents dont le délai de conservation est échu, de façon à rendre l’information irrécupérable, avec remise d’un certificat de destruction.

Normes de référence : ISO/IEC 21964 (DIN 66399)

Voir aussi : Élimination, Bordereau d’élimination

Information créée, reçue et conservée comme preuve et comme ressource par une organisation dans le cadre de ses obligations légales ou de ses activités. Un contrat signé, une facture ou un procès-verbal sont des documents d’activité.

Normes de référence : ISO 15489-1 · ISO 30300

Voir aussi : Records management, Archives

Documents indispensables à la poursuite de l’activité et à la défense des droits de l’organisation après un sinistre : statuts, titres de propriété, contrats majeurs, registres. Ils doivent faire l’objet d’une protection renforcée et de copies de sécurité.

Voir aussi : Plan de prévention et d’urgence

Toute information qui permet d’identifier une personne, directement ou indirectement (nom, numéro d’identification, adresse, photo…). Leur conservation doit être limitée à ce qui est nécessaire et protégée contre les accès non autorisés.

Normes de référence : ISO/IEC 27701

Voir aussi : Accès (règles d’accès), Communicabilité

Ensemble de documents réunis parce qu’ils concernent une même affaire, une même personne ou un même sujet (dossier du personnel, dossier client, dossier de marché).

Voir aussi : Pièce, Classement

Sort final des documents qui n’ont plus d’utilité ni de valeur de preuve ou historique. Elle doit être autorisée, documentée par un bordereau et réalisée de façon sécurisée.

Voir aussi : Sort final, Bordereau d’élimination, Destruction sécurisée

Suite de caractères calculée à partir du contenu d’un fichier par une fonction cryptographique (par exemple SHA-256). La moindre modification du fichier change l’empreinte : elle sert donc à prouver l’intégrité.

Voir aussi : Intégrité, Horodatage, Scellement

Capacité d’un document à être localisé, récupéré, présenté et interprété, en lien avec l’activité qui l’a produit.

Normes de référence : ISO 15489-1

Voir aussi : Authenticité, Fiabilité, Intégrité

Confier la conservation et la gestion de ses archives à un prestataire spécialisé, dans des locaux adaptés, avec un service de recherche et de livraison des dossiers à la demande.

Voir aussi : Archives intermédiaires, Local d’archives (magasin)

Qualité d’un document dont le contenu est une représentation complète et exacte des opérations ou des faits qu’il atteste.

Normes de référence : ISO 15489-1

Voir aussi : Authenticité, Intégrité

Ensemble des documents produits ou reçus par une même personne ou un même organisme dans l’exercice de ses activités. On respecte son unité : on ne mélange pas les fonds d’origines différentes.

Normes de référence : ISAD(G)

Voir aussi : Producteur, Respect des fonds (principe de provenance)

Format de fichier ouvert, documenté et largement utilisé, qui a les meilleures chances de rester lisible dans plusieurs décennies (PDF/A pour les documents, TIFF pour les images, XML pour les données).

Normes de référence : ISO 19005 · ISO 12234

Voir aussi : PDF/A, Pérennisation (préservation numérique)

Système qui enregistre, numérise et diffuse le courrier entrant et sortant, en suivant son traitement jusqu’à la réponse. Il évite les pertes et accélère les délais de réponse.

Voir aussi : GED (gestion électronique des documents), Workflow (circuit de validation)

Logiciel qui permet de capturer, classer, indexer, rechercher, partager et faire évoluer des documents numériques. La GED gère surtout les documents « vivants » ; leur conservation à long terme relève du SAE.

Voir aussi : SAE (système d’archivage électronique), Indexation, Workflow (circuit de validation)

Cadre de règles, de responsabilités et d’outils qui permet à une organisation de maîtriser toute son information (documents, données, courriels), d’en réduire les risques et d’en tirer de la valeur.

Normes de référence : ISO 30300 · ISO 24143

Voir aussi : Records management, Politique d’archivage

Attribution à un document d’une date et d’une heure certifiées par un tiers de confiance, qui prouve que le document existait sous cette forme à ce moment-là.

Normes de référence : RFC 3161

Voir aussi : Empreinte numérique (hash), Valeur probante

Taux d’humidité de l’air. Pour le papier, on vise un niveau stable, généralement entre 45 et 55 %. Une humidité élevée, fréquente sous climat tropical, favorise les moisissures ; une humidité trop basse rend le papier cassant.

Normes de référence : ISO 11799

Voir aussi : Conservation préventive, Local d’archives (magasin)

Attribution de mots-clés et de métadonnées (nom, date, numéro, type de document…) à un document pour qu’il puisse être retrouvé rapidement par une recherche.

Voir aussi : Métadonnées, Thésaurus, OCR (reconnaissance optique de caractères)

Document ou base de données qui décrit des archives pour permettre de les retrouver : inventaire, répertoire, bordereau, catalogue.

Normes de référence : ISAD(G)

Voir aussi : Inventaire, Cote

Qualité d’un document complet et non altéré depuis sa création. Toute modification autorisée doit être tracée. En numérique, l’intégrité se prouve notamment par une empreinte et un journal.

Normes de référence : ISO 15489-1 · ISO 14641

Voir aussi : Empreinte numérique (hash), Journal des événements (piste d’audit)

Capacité de plusieurs systèmes à échanger documents et métadonnées sans perte d’information, grâce à des formats et des normes communs.

Voir aussi : Métadonnées, Réversibilité

Liste détaillée et structurée des dossiers d’un fonds ou d’un local, avec leur cote, leur intitulé et leurs dates. Il est la base de toute recherche et de tout récolement.

Voir aussi : Instrument de recherche, Récolement

Norme générale et internationale de description archivistique publiée par le Conseil international des archives. Elle définit les éléments à renseigner pour décrire des archives, du fonds jusqu’au document.

Normes de référence : ICA — ISAD(G)

Voir aussi : Instrument de recherche, Fonds d’archives

Norme internationale de référence en records management. Elle définit les concepts, principes et méthodes pour créer, capturer et gérer des documents d’activité fiables, authentiques, intègres et exploitables.

Normes de référence : ISO 15489-1:2016

Voir aussi : Records management, Document d’activité (record)

Enregistrement automatique et protégé de toutes les opérations effectuées sur un document ou dans un système : qui, quoi, quand. Il est indispensable pour démontrer l’intégrité.

Normes de référence : ISO 14641

Voir aussi : Traçabilité, Intégrité

Espace dédié à la conservation des archives, conçu pour les protéger : structure solide, rayonnages adaptés, contrôle du climat, protection contre l’eau, le feu et les intrusions.

Normes de référence : ISO 11799

Voir aussi : Conservation préventive, Hygrométrie (humidité relative), Mètre linéaire (ml)

Informations qui décrivent un document et son contexte : titre, auteur, date, type, règles d’accès, durée de conservation, historique. Sans elles, un fichier numérique perd sa valeur de preuve et devient introuvable.

Normes de référence : ISO 23081 · ISO 15836 (Dublin Core)

Voir aussi : Indexation, Capture

Unité de mesure des archives papier : longueur de tablette occupée par les documents. Un mètre linéaire correspond à environ 8 à 10 boîtes d’archives standard.

Voir aussi : Volumétrie, Boîte d’archives

Transfert de documents d’un système, d’un support ou d’un format vers un autre plus récent, en préservant leur contenu, leurs métadonnées et leur valeur de preuve.

Normes de référence : ISO 13008

Voir aussi : Conversion, Pérennisation (préservation numérique), Réversibilité

Transformation d’un document papier, d’un plan ou d’une photographie en fichier numérique à l’aide d’un scanner. Une numérisation professionnelle comprend la préparation des documents, la capture, le contrôle qualité et l’indexation.

Normes de référence : ISO/TR 13028

Voir aussi : Contrôle qualité (numérisation), OCR (reconnaissance optique de caractères), Résolution (dpi / ppp), Numérisation fidèle

Numérisation réalisée selon un processus documenté et contrôlé, qui garantit que la copie numérique reproduit exactement l’original. Elle permet, quand la réglementation le prévoit, de conserver la copie à la place du papier.

Normes de référence : ISO/TR 13028 · NF Z42-026

Voir aussi : Numérisation, Valeur probante

Modèle de référence international qui décrit l’organisation et les fonctions d’un système d’archivage numérique à long terme : versement, stockage, gestion des données, accès, planification de la pérennisation.

Normes de référence : ISO 14721

Voir aussi : SAE (système d’archivage électronique), Pérennisation (préservation numérique)

Technologie qui transforme l’image d’un texte en texte réellement lisible par l’ordinateur. Elle rend possible la recherche en plein texte dans des documents numérisés.

Voir aussi : Numérisation, Indexation

Première version achevée d’un document, revêtue des signes de validation requis (signature, cachet). Selon les cas, la loi exige de conserver l’original papier ou admet une copie fidèle.

Voir aussi : Numérisation fidèle, Valeur probante

Version normalisée du PDF conçue pour l’archivage à long terme : le fichier contient tout ce qui est nécessaire à son affichage (polices, couleurs) et exclut les éléments qui empêcheraient sa lecture future.

Normes de référence : ISO 19005

Voir aussi : Format pérenne, Conversion

Ensemble des actions qui garantissent qu’un document numérique restera accessible, lisible et fiable malgré l’évolution des logiciels, des formats et des supports : surveillance, conversion, migration, copies multiples.

Normes de référence : ISO 14721 (OAIS) · ISO 14641

Voir aussi : Migration, Format pérenne

Plus petite unité documentaire indivisible : une lettre, une facture, un rapport. Plusieurs pièces forment un dossier.

Normes de référence : ISAD(G)

Voir aussi : Dossier

Structure hiérarchique, généralement fondée sur les fonctions et activités de l’organisation, qui organise tous les documents et dossiers. Commun au papier et au numérique, il évite les doublons et les pertes.

Normes de référence : ISO 15489-2

Voir aussi : Classement, Cote, Calendrier de conservation (tableau de gestion)

Document qui identifie les risques (inondation, incendie, infiltration, vol) et prévoit les mesures de prévention, les documents à sauver en priorité et les gestes à faire en cas de sinistre.

Normes de référence : ISO 11799

Voir aussi : Conservation préventive, Documents essentiels (vitaux)

Document approuvé par la direction qui fixe les objectifs, les règles et les responsabilités en matière de gestion et de conservation des documents dans l’organisation.

Normes de référence : ISO 15489-1 · ISO 30301

Voir aussi : Gouvernance de l’information, Calendrier de conservation (tableau de gestion)

Gestion des archives intermédiaires entre leur sortie des bureaux et leur sort final : stockage, recherches, communication, puis élimination ou versement définitif.

Voir aussi : Archives intermédiaires, Sort final

Personne, service ou organisme qui a créé ou reçu les documents dans le cadre de son activité. Il est le premier responsable de leur bonne gestion.

Normes de référence : ISAAR(CPF)

Voir aussi : Fonds d’archives

Vérification périodique, sur place, de la présence et de l’état des documents par rapport à l’inventaire. Il permet de repérer les manques et les dégradations.

Voir aussi : Inventaire

Discipline qui organise de façon efficace et systématique la création, la réception, la conservation, l’utilisation et le sort final des documents d’activité, pour qu’ils servent de preuve et d’information fiables.

Normes de référence : ISO 15489-1 · ISO 30300

Voir aussi : Document d’activité (record), ISO 15489, Calendrier de conservation (tableau de gestion)

Nombre de points par pouce d’une image numérisée. 300 dpi suffisent pour la plupart des documents de bureau ; on monte à 400 ou 600 dpi pour les petits caractères, les plans détaillés ou le patrimoine.

Normes de référence : ISO/TR 13028

Voir aussi : Numérisation, Contrôle qualité (numérisation)

Principe fondamental de l’archivistique : les archives d’un même producteur restent groupées et dans l’ordre établi par lui, sans être mélangées avec d’autres.

Normes de référence : ISAD(G)

Voir aussi : Fonds d’archives, Producteur

Intervention réalisée par un spécialiste sur un document abîmé (déchirures, moisissures, encres effacées) pour le stabiliser et lui rendre sa lisibilité, avec des techniques réversibles.

Voir aussi : Conservation préventive

Garantie contractuelle et technique de pouvoir récupérer l’ensemble de ses documents et de leurs métadonnées, dans des formats exploitables, en cas de changement de prestataire ou de logiciel.

Voir aussi : Migration, Interopérabilité

Système qui conserve des documents numériques à long terme en garantissant leur intégrité, leur sécurité, leur traçabilité et leur pérennité, selon des règles de conservation définies.

Normes de référence : ISO 14641 · NF Z42-013 · ISO 14721 (OAIS) · ISO 16175

Voir aussi : Archivage électronique, GED (gestion électronique des documents), OAIS

Opération qui associe à un document ou à un lot de documents une empreinte et une signature (ou un horodatage), afin que toute modification ultérieure soit détectable.

Voir aussi : Empreinte numérique (hash), Horodatage, Signature électronique

Protection de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité de l’information, par des mesures organisationnelles et techniques (contrôle d’accès, sauvegardes, chiffrement, surveillance).

Normes de référence : ISO/IEC 27001

Voir aussi : Accès (règles d’accès), Intégrité

Procédé qui permet d’identifier le signataire d’un document numérique et de garantir son consentement ainsi que l’intégrité du document signé. Sa valeur juridique dépend du niveau de sécurité du procédé et de la réglementation applicable.

Voir aussi : Valeur probante, Scellement

Décision appliquée à un document à l’expiration de son délai de conservation : conservation définitive, destruction, ou tri (on garde une partie, par échantillon ou sélection).

Voir aussi : Calendrier de conservation (tableau de gestion), Élimination, Tri

Liste contrôlée de mots-clés organisés (termes préférés, synonymes, termes liés) qui harmonise l’indexation et améliore la recherche.

Normes de référence : ISO 25964

Voir aussi : Indexation

Capacité à reconstituer l’historique d’un document : création, consultations, modifications, déplacements, prêts et destruction.

Voir aussi : Journal des événements (piste d’audit), Accès (règles d’accès)

Intervention complète sur un fonds en désordre : tri, élimination des doublons et documents périmés, classement, conditionnement, cotation et inventaire.

Voir aussi : Tri, Classement, Vrac (arriéré)

Sélection des documents à conserver et de ceux à éliminer, selon le calendrier de conservation et la valeur de chaque document.

Voir aussi : Sort final, Calendrier de conservation (tableau de gestion)

Capacité d’un document à servir de preuve, notamment devant un juge ou un auditeur. Pour un document numérique, elle repose sur l’identification de son auteur et sur la garantie de son intégrité dans le temps.

Normes de référence : ISO 14641 · NF Z42-013

Voir aussi : Authenticité, Intégrité, SAE (système d’archivage électronique)

Transfert physique ou numérique de documents d’un service producteur vers le service d’archives ou un prestataire, accompagné d’un bordereau.

Voir aussi : Bordereau de versement, Archives intermédiaires

Mesure de la quantité de documents à traiter ou à conserver (en mètres linéaires, en boîtes ou en pages). Elle sert à dimensionner les locaux, les équipes et les budgets.

Voir aussi : Mètre linéaire (ml), Audit documentaire

Documents accumulés sans classement ni inventaire, souvent entassés dans des bureaux ou des locaux inadaptés. Le traitement du vrac est la première étape pour retrouver la maîtrise de ses archives.

Voir aussi : Traitement d’archives

Circuit automatisé qui fait passer un document d’une personne à l’autre selon des règles (vérification, validation, signature), avec suivi de chaque étape.

Voir aussi : GED (gestion électronique des documents), GEC (gestion électronique du courrier)